Rudy's ruimte

Sinds kort mag ik deelnemen aan een initiatief waarin we kleine ondernemers bijstaan in het oplossen van hun problemen. Vaak is het al te laat, redding is niet meer mogelijk, het kwaad is al geschied, de schulden zijn in de loop van de tijd opgestapeld. De grootste schuldeiser is in de meeste gevallen de belastingdienst. De oorzaak van de schulden is meestal terug te herleiden tot een gebrek aan administratie, verslaglegging, archivering … papierwerk. Voor mij is dit niet nieuw, ik heb het al te vaak meegemaakt, en ik denk dat het allemaal niet zo ver hoeft te komen. Ik heb AI gevraagd op basis van mijn aantekeningen een pleidooi te houden voor een eenvoudige, menselijke, moderne manier van boekhouden.

📣 Pleidooi voor een Eenvoudige, Menselijke en Moderne Boekhouding

Er is iets vreemds aan de manier waarop wij in Nederland het ondernemerschap hebben ingericht. We stimuleren mensen massaal om “voor zichzelf te beginnen”, prijzen autonomie, ondernemingszin en innovatie — maar wie eenmaal zijn bedrijf inschrijft, komt terecht in een parallel universum: de papieren werkelijkheid. En die papieren werkelijkheid is vaak harder dan de echte.

1. De paradox van het ondernemerschap

Veel ondernemers die ik tegenkom — en ook privé, in mijn eigen omgeving — zijn uitstekend in wat zij doen. Ze kunnen ramen wassen, auto’s repareren, keukens installeren, websites bouwen, catering verzorgen, schilderwerk doen, bomen snoeien, noem maar op. Dat is hun core business. Daar zit hun vakmanschap. Maar daaromheen hangt een wolk van verplichtingen:

• facturen versturen,
• bonnetjes bewaren,
• BTW-aangifte doen,
• rapportages maken,
• urenadministratie,
• correspondentie met Instanties,
• omgaan met boetes,
• formulier A dat formulier B nodig heeft.

Dit alles vormt een onzichtbare tweede baan — één waar niemand vrijwillig voor gekozen heeft. En wie daar níet handig in is? Die wordt afgestraft. Niet een beetje, maar structureel.

2. De papieren werkelijkheid is meedogenloos

Ik heb het gezien bij meerdere ondernemers. De post stapelt zich op. De blauwe enveloppen blijven ongeopend liggen. Men durft niet meer te kijken. De enveloppen worden betere voorspellers van stress dan van informatie. En dan gebeurt het voorspelbare:

• aanmaningen,
• verhogingen,
• deurwaarders,
• boetes op boetes,
• uiteindelijk soms zelfs faillissement,
• en in het kielzog daarvan: relatieproblemen, burn-out, schaamte.

Niet omdat iemand een slechte ondernemer was (mind you: ook die kom ik volop tegen hoor!). Maar omdat hij of zij niet vaardig was in het spel van de papieren werkelijkheid. Wie de bureaucratie niet beheerst, verliest. En dat is een sneu criterium voor economisch falen.

3. Het absurde mechanisme van ‘tijd kopen’

Toen mijn eigen broer in zo’n situatie kwam, heb ik zijn post geopend en namens hem gereageerd. En het was bizar om te ervaren hoe simpel het eigenlijk is om “tijd te kopen”:

“Wij hebben uw brief ontvangen. Wij herkennen de vordering niet. Wij hebben meer tijd nodig om de zaak te onderzoeken.”

Met drie zinnen draait het systeem om en schuift de bal weer terug richting de instantie. Niks inhoudelijks, geen bewijs, geen dossier — gewoon een formele zet in een bureaucratisch schaakspel. Het is een ritueel van brievenschrijvers, een zelfonderhoudend ecosysteem waarin iedereen elkaar bezig houdt zonder dat er echte waarde wordt gecreëerd. Deurwaarders, curatoren, administrateurs, adviseurs, controleurs — allemaal verdienen zij hun geld met een wereld die grotendeels door zichzelf is opgebouwd.

Niemand vraagt zich af: kan dit eenvoudiger? Maar het antwoord is: ja. En het is nog eenvoudig ook.

4. We hebben de sleutel allang in handen: de bankrekening

Elke ondernemer heeft een digitale bankrekening. Elke transactie laat sporen achter: datum, bedrag, tegenpartij, omschrijving. Ik heb inmiddels tientallen administraties “opgebouwd” uit niets meer dan bankafschriften. En vrijwel altijd kwam daar een bruikbare, plausibele administratie uit:

• omzet herleidbaar
• kosten duidelijk
• personeel en kilometers snel inzichtelijk
• BTW bijna automatisch te bepalen

En weet je wat het mooiste was? In veel gevallen bleek dat de ondernemer juist geld terugkreeg van de Belastingdienst — teruggaaf die nooit was aangevraagd omdat het invullen van de formulieren te ingewikkeld leek. We doen al iets soortgelijks bij de jaarlijkse inkomstenbelasting. De aangifte voor particulieren is tegenwoordig een vorm van:

“Hier is onze inschatting. Klopt het ongeveer? Pas het gerust aan.” Waarom zou dat voor ondernemers anders moeten zijn?

5. Een simpele, robuuste oplossing

Stel je dit voor:

• De bank biedt een standaard export van transacties.
• Een AI- of softwarelaag zet dit automatisch om in:
• omzet,
• kosten,
• personeelskosten,
• investeringen,
• BTW.
• De ondernemer krijgt één scherm:

“Dit is uw voorlopige P&L. Dit zijn uw BTW-posities. Wilt u iets corrigeren?”

95% van de ondernemers heeft aan zo’n model genoeg. En de andere 5% kan alsnog maatwerk leveren, of de inspecteur kan detailvragen stellen. Het is sneller, goedkoper, menselijker en veel minder risicovol.

6. De enige reden dat dit nog niet gebeurt

Het antwoord is pijnlijk eenvoudig:

Er zijn nogal wat beroepsgroepen die afhankelijk zijn van het bestaan en de instandhouding van de papieren werkelijkheid.

Accountants, administratiekantoren, fiscalisten, curatoren, deurwaarders — allemaal hebben zij baat bij complexiteit. Niet omdat ze slechte bedoelingen hebben, maar omdat het systeem hen ertoe dwingt. Een eenvoudiger systeem maakt velen van hen minder nodig. En systemen veranderen nooit uit zichzelf wanneer er gevestigde belangen zijn (een van de hoofdthema’s van deze site!).

7. Maar de tijd is rijp voor een andere richting

De technologie is er. De bankdata zijn er. De maatschappelijke noodzaak is er. De menselijke tragedie van falende administratie is er. De inefficiëntie van tienduizenden papieren dossiers is er. Wat ontbreekt, is de keuze om de mens weer centraal te zetten in plaats van het formulier.

8. Mijn voorstel

Introduceer een nationaal systeem waarin:

1. Banktransacties het fundament vormen van de administratie.
2. AI automatisch categoriseert — met menselijke correctie als optie.
3. Voorlopige BTW en winst elk kwartaal worden gegenereerd.
4. De Belastingdienst slechts detailvragen stelt bij twijfel.
5. Complexiteit niet langer de toegangspoort tot faillissement is.

Niet ter vervanging van professionals (JA OOK, meer handen aan het bed!), maar ter vervanging van onnodige ellende.

9. De menselijke maat terugbrengen

De papieren werkelijkheid is geen natuurwet. Het is een menselijke constructie — en kan dus ook door mensen worden veranderd. Een eenvoudiger administratie betekent:

• minder stress,
• minder faillissementen,
• minder relatieproblemen,
• minder verspilling aan zinloze processen,
• meer tijd voor ondernemen,
• meer economische vitaliteit.

Het is tijd om het systeem aan te passen aan de mens, in plaats van andersom.